Сайт працює у тестовому режимі. Попередня версія - http://koradm.cg.gov.ua/old

19 січня 2015

 


27.09.2018

ОРГАНІЗАЦІЙНІ НОВИНИ

 

         На виконання наказу Міністерства юстиції України від 27.06.2018 № 2059/5, зареєстрованого в  Міністерстві юстиції України 06 липня 2018р. за № 792/32244, «Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від19 листопада 2018 року № 2438/5 № 2059/5», внесено зміни до Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам.

         Також планується провести роботу з оцифровування описів архівних фондів районної державної адміністрації, міської та районної рад та розмістити в електронному вигляді для більш зручного доступу громадян для користування.

 

НАГАДУВАННЯ

 

           Архівний відділ також нагадує про необхідність подання на розгляд експертної комісії архівного відділу індивідуальних інструкцій з діловодства, які повинні бути розроблені та затверджені на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», якою затверджена типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.

                                                                                                                                       

Порядок

користування документами Національного архівного фонду,

що належать державі, територіальним громадам

в архівному відділі Корюківської районної державної адміністрації

 

І.Загальні положення

 

     1. Архівний відділ Корюківської районної державної адміністрації (далі –райдержадміністрації) надає документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створює для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ.

     2. Цей Порядок встановлює основні вимоги щодо оформлення осіб для роботи в архівному відділі райдержадміністрації, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі або територіальним громадам, видавання цих документів у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов’язки користувачів.

    3. Дія цього Порядку поширюється на архівний відділ райдержадміністрації.

    Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, встановлюється власником або уповноваженою ним особою з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

     4. Відвідування користувачами архівного відділу, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам або юридичним особам для користування документів НАФ, що належить державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пункті 3 розділу ІІ цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

    5. Графік роботи з користувачами відповідає режимові роботи архівного відділу, який вивішено на вхідних дверях та оприлюднений на веб-сторінці архівного відділу.

 

ІІ. Організація роботи користувачів у читальному залі (робочому кабінеті), їхні права та обов’язки.

    1. Архівний відділ надає користувачам відповідно до їх замовлень документи НАФ з  різними носіями інформації та довідковий апарат до них (описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо).

          Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідково-інформаційному фонді архівного відділу, обладнанням читального залу, зокрема апаратами для перегляду мікрофільмів (мікрофіш), комп’ютерами (для роботи з автоматизованими інформаційно-пошуковими засобами та іншими електронними ресурсами архівного відділу).

    2. В зв’язку з тим що в архівному відділі працює одна особа, користувач не заповнює замовлення на видавання справ, а заповнює заяву (додаток 1).

    3. Користувачеві видаються щодня відповідно до його заяви не більше 5 томів описів, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ) та до 20 справ в електронній формі.

     Кількість справ, документів, друкованих видань, копій фонду користування, що одночасно перебувають у користувача, не може перевищувати 20 одиниць зберігання.

     Оригінали документів видаються користувачу повторно через три місяці після  повернення їх до архівосховища.

    4. Справи та документи, на які в архівному відділі існують фонди користування, видаються користувачеві лише в копіях. При  відсутності відповідних технічних засобів справи та документи видаються користувачам  в оригіналах.

    5. Начальник архівного відділу здійснює поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві та  після їх повернення  користувачем. На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.

    6. Замовлені користувачем документи НАФ зберігаються в робочому кабінеті начальника архівного відділу.

     У разі якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається начальником архівного відділу в порядку черговості.

    7. Оригінали документів НАФ, описи,  інші нетиражовані архівні  довідники видаються користувачам на строк до 10 робочих днів, копії фонду користування та друковані видання - до одного місяця.

    Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

     8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до  архівосховища після закінчення строку зазначеного в пукті 8 цього розділу.

    9. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в робочому кабінеті, видаються користувачам у день замовлення.

    10. Доступ до документів НАФ, що містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, може бути обмежено виключно відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

    11. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження;

установлення особою, яка є жертвою репресивних органів, обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе відповідно до статті 9 Закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років»;

перебування документів НАФ у незадовільному стані, що визначається відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів;

проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхового фонду та фонду користування, перевіряння наявності документів, тематичне опрацювання фондів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу Державної архівної служби України, але не більше ніж на один рік;

перебування документів НАФ у тимчасовому користуванні за межами архівного відділу або в іншого користувача архівного відділу.

12. Користувачі документами НАФ мають право:

     1) користуватися в робочому кабінеті архівного відділу копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності - оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених Законом України «Про доступ до публічної інформації», а також відповідно до Закону користуватися документами, що містять інформацію обмеженим доступом, крім інформації, що становить державну таємницю;

    2) отримувати від архівного відділу довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;

    3) отримувати за письмовою згодою начальника архівного відділу документи або їх копії в тимчасове користування за межами архівного відділу;

    4) отримувати у начальника  архівного відділу консультації відповідно до теми дослідження про зміст документів та довідковий апарат до них, місцезнаходження, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

    5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архівного відділу  копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівним відділом;

    6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;

    7) користуватися технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, ноутбук, планшет, мобільний телефон, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

     8) користуватися за умови інформування начальника архівного відділу послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, супроводжуючої особи (для осіб з обмеженими фізичними можливостями та неповнолітніх користувачів), яких оформлюють як окремих користувачів;

     9) оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії начальника архівного відділу, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;

    10) вносити пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архівного відділу та умов роботи з документами НАФ;

    11) у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу вимагати від архівного відділу долучення до цих документів письмового обгрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей;

    12) отримувати безпосередньо в архівному відділі або з використанням інформаційно - телекомунікаційних технологій інформацію про порядок роботи відділу, послуги, що надає архівний відділ, і порядок їх надання, про наявність обмежень доступу до документів за темою дослідження та строки таких обмежень.

14. Користувачі документів НАФ зобов’язані:

     1) інформувати начальника архівного відділу про зміну своїх персональних даних, а також про неможливість відвідувати відділ упродовж строку, на який видано справи, документи, з метою продовження строку їх видачі;

     2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, виконувати законні вимоги начальника архівного відділу, реєструватися в книзі обліку відвідувачів архівного відділу, перевіряти під час отримання описів, справ, документів, копій фондів користування їх цілісність та ставити підпис у заяві користувача про видавання справ для користування, заповнювати аркуші користування архівними документами (додаток 2);

     3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення справ, документів НАФ, довідкового апарату, друкованих видань, наданих їм у користування, негайно інформувати начальника архівного відділу про виявлені випадки пошкодження чи нестачі документів;

4) не заносити до архівного відділу сторонніх архівних документів (їх копій) та видань;

5) дотримуватися порядку роботи архівного відділу, тиші та чистоти під час роботи вробочому кабінеті відділу;

6) курити, приймати їжу та напої у спеціально відведених місцях;

7) здавати на зберігання в гардероб верхній одяг (шуби, пальта, куртки, плащі, головні убори), портфелі, спортивні та господарські сумки, пакунки, валізи, парасольки;

8) виконувати вимоги начальника архівного відділу у надзвичайних ситуаціях (пожежа, аварія, загроза терористичного акту);

9) дотримуватися під час роботи з аудіовізуальними документами, електронними документами та мікрокопіями вимог поводження з цими документами та апаратурою;

10) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень авторських та суміжних прав, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;

11) надавати архівному відділу бібліографічну інформацію про видання або примірник видання, адресу інтернет-ресурсу, в яких використано інформацію архівних документів;

12) підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб’єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

13) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівним відділом.

15. Під час роботи у читальному залі забороняється:

виносити справи, документи та передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання;

деформувати архівні документи шляхом застосування до них механічного тиску для повного розкриття справи;

розкривати справи більше ніж на 180°;

загортати аркуші справ, якщо палітурка не дає змоги зробити це;

робити помітки, позначки та підкреслювання, виправлення на обкладинках, у текстах, на полях документів;

залишати у справах закладки та інші сторонні предмети;

калькувати документи, робити зліпки з воскових, сургучних та інших печаток та штампів, писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах.

    16. Користувачі документів НАФ самостійно приймають рішення про спосіб використання і оприлюднення наданої їм архівної інформації і відповідають за її достовірність.

     Начальник архівного відділу не несе відповідальності за наслідки поширення архівної інформації.

 

ІІІ. Оформлення осіб для користування документами НАФ у архівному відділі

    1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у архівному відділі, подають документ, що посвідчує особу, ознайомлюються з цим Порядком і заповнюють заяву користувача (додаток 1). Своїм підписом у заяві вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов'язання його виконувати. Заяву користувач може надіслати поштою, зокрема електронною (за наявності в архівному відділі такої пошти).

     Обов’язковим елементом заяви є згода користувача надати свої персональні дані для оброблення та внесення до бази даних користувачів, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог законодавства у сфері доступу до персональних даних.

     2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

     3. Особи, які мають намір користуватися документами, щодо яких юридичні і фізичні особи, котрі передали зазначені документи на зберігання, встановили певні обмеження доступу, додатково подають відповідний лист-доручення або лист-згоду від фондоутворювачів або їх правонаступників.

     Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою подають документ, що підтверджує їх повноваження представляти користувача - юридичну особу.

     Порядок оформлення доступу до документів, які містять державну таємницю або іншу  інформацію з обмеженим доступом, визначається відповідним законодавством.

     4. Начальник архівного відділу перевіряє повноту і правильність наведення в заяві обов’язкових відомостей про користувача, наявність у нього повноважень представляти юридичну особу або належно оформленого права працювати з документами, доступ до яких обмежено відповідно до законодавства, і відповідно надає дозвіл на користування документами.

         Користувач має право користуватись документами один рік від часу оформлення, у разі необхідності строк роботи над даною темою продовжується.

     У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву користувача.

     5. Оскільки в архівному відділі працює одна особа, перепустка до робочого кабінету начальникавідділу не видається.

     6.  Начальник архівного відділу кожного користувача документами вносить до книги обліку відвідувачів архівного відділу та в аркуш користування документами.

    7. У разі використання інформації, що міститься в документах НАФ або їх копіювання з комерційною метою архівний відділ укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, договір.

     8. Начальник архівного відділу має право припинити або обмежити доступ до  документів НАФ особі, яка грубо порушила цей Порядок (у разі псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання документів НАФ, або свідомого перекручення чи фальсифікації відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архівного відділу), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення.

    Про відмову (обмеження) в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням підстав відмови.

 

ІV. Видавання документів НАФ працівникам архівного відділу та в тимчасове користування за його межами

     1. Документи НАФ використовуються начальником архівного відділу на його робочому місці для виконання службових завдань.

     Строки і обсяги роботи видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи.

     Начальник архівного відділу повинен виконувати обов’язки, зазначені в пункті 15 розділу II цього Порядку.

     2. З огляду на особливості використання документованої інформації (експонування на виставках, богослужіння, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ видаються в тимчасове користування за межами архівного відділу на строк відповідно до вимог пункту 5 цього розділу.

     Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами архівного відділу не видаються.

     3. В офіційному запиті на адресу архівного відділу користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також гарантує забезпечення збереженості документів, проведення їх страхування та вчасне повернення документів. Для прийняття рішення щодо можливості надання документів у користування за межами архівного відділу, начальник архівного відділу має право провести  перевірку умов забезпечення збереженості документів у майбутнього користувача.

     Рішення щодо надання документів НАФ в тимчасове користування приймається начальником архівного відділу впродовж місяця з дня реєстрації офіційного запиту користувача.

     4. У разі згоди начальника архівного відділу на надання документів НАФ в тимчасове користування за межі архівного відділу укладається договір з користувачем. Видавання документів оформлюється актом видавання справ у тимчасове користування, зразок якого наведено в додатку 3 до цього Порядку.

     5. Документи НАФ видаються у тимчасове коритування  за межами архівного відділу на строк, що не перевищує одного місяця.

     Релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, наявності страхового фонду та фонду користування на ці документи.

     6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ в користуванні за межами архіву допускається з дозволу начальника архівного відділу лише на підставі письмового звернення користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та перевірки начальником архівного відділу їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

    7. Архівний відділ має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архівного відділу.

 

V. Організація копіювання документів на замовлення користувача

1. Копіювання документів НАФ здійснюється технічними засобами архівного відділу або користувача. Замовлення на копіювання документів за темою дослідження оформлюється користувачем на бланку згідно з формами, наведеними у додатках 4, 5 до цього Порядку.

2. Копіювання документів НАФ може здійснюватися на підставі договору, укладеного між архівом та користувачем.

У додатку до договору зазначаються строки дії договору та умови копіювання, пошукові дані одиниць зберігання, документів, що підлягають копіюванню.

3. Копії документів НАФ виготовляються архівним відділом відповідно до технічних можливостей.

4. Обсяги, строки та спосіб виготовлення копій визначаються начальником архівного відділу за погодженням із замовником та з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

5. Копіювання документів НАФ технічними засобами користувача здійснюється у присутності начальника архівного відділу.

Самостійне виготовлення користувачем копій документів НАФ є безоплатним.

Копіювання технічними засобами користувачів здійснюється безконтактними мобільними копіювальними технічними засобами (телефони, фотоапарати, планшетні комп’ютери) без штативів, зйомних об’єктивів, освітлювального обладнання, спалаху, звукових сигналів.

Не дозволяються використання контактних технічних засобів (ручного, планшетного, протяжного сканерів, копірів тощо), фіксуючих та притискних засобів, підручних засобів та докладання фізичних зусиль.

Забороняється копіювати власними технічними засобами документи великих форматів (більше А4) та справи з товщиною корінця понад 4 см (крім справ, що містять архівну інформацію репресивних органів), а також берестяні грамоти, документи на пергаменті, рукописи, стародруки, документи із згасаючим чи слабоконтрастним текстом, документи, виконані аквареллю, гуашшю, олівцем, вугіллям, залізогаловим чорнилом, а також архівні фонди (нефондові комплекси), колекції у повному обсязі.

6. Не підлягають копіюванню документи НАФ, фізичний стан яких є незадовільним, або якщо копіювання може спричинити погіршення їх фізичного стану, а також інформація, що міститься в автоматизованих інформаційно-пошукових системах, базах даних архівного відділу, облікових та довідкових документах архіву (неопублікованих описах, каталогах, картотеках).

7. У разі наявності копії фонду користування наступні копії виготовляються з неї.

8. Розшивання справ під час копіювання допускається у разі сплати замовником вартості палітурних робіт та витратних матеріалів.

Не допускається розшивання для копіювання справ, що мають первісне (оригінальне) оправлення зі шкіри, дерева, тканини, інших матеріалів.

9. Копіювання документів НАФ особового походження та документів, для яких фондоутворювачем або власником встановлені особливі умови користування, проводиться відповідно до встановлених ними умов.

Копіювання документів НАФ, що є об’єктом авторських та суміжних прав, у тому числі творчого характеру та аудіовізуальних, здійснюється із дотриманням законодавства про авторське право.

10. Копії документів НАФ, у тому числі з електронними носіями інформації, виготовлені архівним відділом на замовлення користувачів, видаються їм чи їхнім повноважним представникам або надсилаються на електронну або іншу адресу, зазначену в заяві користувача чи замовленні на копіювання документів.

Фізична особа зазначає місце проживання (місцезнаходження), юридична особа - місцезнаходження.

Поштові витрати здійснюються за рахунок замовників.

 

Начальник архівного відділу

райдержадміністрації                                                                                                                                                            О.В. Швець   

 

                                                                                             СХВАЛЕНО

                                                                                                             Протокол засідання ЕК    

                                                                                                             архівного відділу   

                                                                                             28.08.2018  № 7

 

 

До Дня Соборності України

День Собо́рності — свято України, що відзначається щороку 22 січня в день проголошення Акту возз'єднання Української Народної Республіки й Західноукраїнської Народної Республіки, що відбулося в 1919 році.

 

Офіційно в Україні День соборності відзначається з 1999 року.

У цей день також прийнято згадувати іншу подію, яка відбулась рівно на рік раніше 22 січня 1918 р. - прийняття IV Універсалу УЦР, яким проголошувалася повна незалежність УНР.

Ідея соборності бере свій початок від об'єднання давньоруських земель навколо князівського престолу в Києві. Протягом віків її практичним втіленням займались українські гетьмани Богдан Хмельницький, Іван Мазепа, Петро Дорошенко, Пилип Орлик. У XVIII — початку ХХ ст., коли українські землі були поділені між сусідніми державами: Польщею, Московією, Румунією, Австро-Угорщиною.

В результаті ухвалення ІІІ Універсалу Української Центральної Ради 7 листопада 1917 р. була проголошена Українська Народна Республіка, до складу якої увійшло 9 українських губерній. Під впливом цих подій в жовтні 1918 р. у Львові представники західноукраїнських політичних партій створили Українську Національну Раду, а 19 жовтня того ж року було проголошено утворення Західноукраїнської Народної Республіки. Відтоді між урядами УНР і ЗУНР велися переговори про втілення ідеї соборності. 1 грудня 1918 р. у Фастові був підписаний «Передвступний договір» про об'єднання УНР і ЗУНР, у якому було заявлено про непохитний намір в найкоротший строк створити єдину державу. Досягнення державного об'єднання розглядалося, по-перше, як втілення в життя вікового прагнення українського народу до державної єдності, а, по-друге, як засіб об'єднати сили в боротьбі проти зазіхання Польщі на українські землі.

3 січня 1919 року Національна Рада УНР у місті Станіславі (Івано-Франківськ) схвалила закон про об'єднання Західноукраїнської Народної Республіки з Наддніпрянською Українською Народною Республікою в Народну Республіку. 21 січня 1919 р. в Хусті Всенародні збори ухвалили приєднати до Української Народної Республіки Закарпаття.

22 січня 1919 р. у Києві на Софійській площі відбулися урочисті збори, на яких був проголошений Акт Злуки (об'єднання) українських земель, засвідчений Універсалом про об'єднання УНР і ЗУНР в єдину Велику Україну. Ним стверджувалось об'єднання двох тодішніх держав, що постали на уламках Російської і Австро-Угорської імперій в єдину соборну Українську державу, яка відтоді ставала гарантом загальнонаціональних інтересів українців. Століттями розірваний український народ визволився з неволі і возз'єднався на своїй землі в єдиній Українській державі.

В архівному відділі відвідувачам пропонується тематична підбірка із копій документів до Дня Соборності України.

цуе
еку
вапр
паврва
ууц
547556
5675645
52345646
іпів
пвапівп